Avfallsservice kutter innkjøp med easyReq

Når hverdagen består av mange oppgaver og varierende behov for utstyr, kan det bli krevende å holde oversikten. Hos Avfallsservice fant de en løsning som fungerer – for både kontor, transport og på avfallsanlegget.

Avfallsservice AS er et interkommunalt avfallsselskap i Nord-Troms, eid av seks kommuner i regionen. Selskapet sørger for den lokale renovasjon med innsamling, transport og behandling av avfall fra husholdninger. I tillegg har de utleie av container, innsamling og behandling av avfall fra næringslivet, og mottak og videresendelse av farlig avfall. De foretar også tømming av slam fra private og kommunale septiktanker i eierkommunene, samt slam fra kommunale renseanlegg. For mottak av avfall har de seks miljøstasjoner, en i hver eierkommune.

– Vi er 27 ansatte totalt, hvor syv jobber inne på kontoret og resten er sjåfører og personell ute på avfallsanlegget, forteller Marion Heidenberg, som jobber med økonomi, lønn og personal.

Et behov for bedre oversikt

Etter hvert som behovet for både mer og riktig utstyr og flere arbeidsoppgaver økte i omfang, meldte behovet seg for bedre struktur på innkjøpene.

– Det er mange områder å holde styr på, og ikke bare-bare å ha oversikt over alt. Vi har kjøretøy, maskiner, vedlikehold og arbeidsklær – det er mye å passe på, sier Marion.

Gjennom samarbeid med avfallsselskapet Vefas ble Avfallsservice introdusert for easyReq.

- Vefas hadde nylig tatt det i bruk og var veldig fornøyd med det, sier Marion. – Vi var i en situasjon hvor det er en del utskiftning blant de ansatte og flere nøkkelroller som ble stokket om. Da er det naturlig å ta en gjennomgang på de systemene man bruker, og hva man kan gjøre videre.

- Vi syns det hørtes spennende ut å prøve et rekvisisjonssystem for å få bedre kontroll på innkjøp.

Les også: Vefas tar kontroll på kostnadene.

Enkel innføring og høy brukervennlighet

Avfallsservice valgte å ta i bruk systemet i desember, en tid på året som ofte er litt roligere.

– Vi tenkte at desember og januar er perfekte måneder å teste noe nytt. Så vi hoppet i det, og det har gått veldig bra. Det er jo et veldig brukervennlig og lettvint system, sier Marion.

Selv om enkelte var litt tilbakeholdne i starten, snudde det raskt.

– Flere ansatte kviet seg litt i starten, men da de så hvor enkelt det var, ble de positive. Når de skjønte at det bare var å lage en rekvisisjon, så gikk det greit – «var det ikke mer enn det?» fikk jeg høre flere ganger.

Mer bevisste valg og bedre kontroll

Etter fire måneders bruk har Marion sett konkrete endringer i hvordan folk forholder seg til innkjøp.

– Vi ser jo en effekt av at mange må tenke seg om to ganger, det er ikke bare å hente slik man har vært vant til. Spesielt innenfor arbeidsklær har vi blitt mer bevisst og tar bedre vare på det man har istedenfor å kjøpe nytt, forteller Marion.

- Vi ser det ute på avfallsanlegget også. Før så ble det bestilt noe bare selgere var innom, men nå har vi en mer overordnet kontroll på hva vi faktisk trenger og hva vi har. Så jeg tror innkjøpsraten på småtteri vil gå drastisk ned fremover, skyter Remy Andersen inn. Han jobber som Formann i bedriften.

Systemet er også koblet til kostnadsstedene deres, noe som gir bedre innsyn.

– Nå må du lage en rekvisisjon og knytte det til for eksempel en spesifikk bil, noe som gir oss bedre kostnadsstyring og innsikt i hva som brukes hvor, forteller Remy.

Økt eierskap og mindre administrasjon

Når de introduserte digitale rekvisisjoner fra easyReq i bedriften gjorde Avfallsservice også om på måten de håndterte fakturagodkjenning på.

– Tidligere satt jeg med alt, men nå får sjåførene og formannen se fakturaene først for kontroll på riktig leveranse før de går til driftsleder. Det gjør at de får mer eierskap til hva som kjøpes inn og hva det koster. Ved å bruke rekvisisjonssystem så blir de ansatte mer prisbevisste, sier Marion.

- Absolutt, bekrefter Remy.

Anbefaler easyReq til andre bedrifter

easyReq har bidratt til både bedre oversikt og redusert administrasjon for Avfallsservice.

– Vi har spart både tid og penger på å bruke easyReq.

For dem har easyReq vært et løft i hverdagen – både på avfallsanlegget og kontoret. Remy og Marion er begge helt klare på at de ville absolutt anbefalt andre bedrifter å ta i bruk easyReq.